Jugando con el Cubo de la buena gestión

A continuación te voy a explicar cómo jugar en equipo con el Cubo de la buena gestión para explorar los elementos que lo componen y sus interrelaciones. El enfoque ha de ser el de un juego en equipo por las siguientes razones:

  • Al realizarse conjuntamente entre todos los miembros del equipo se crean dinámicas grupales muy positivas que permiten integrar diferentes perspectivas y construir nuevas ideas unas a partir de otras (brainstorming). Además desde un punto de vista de gestión del cambio, involucrar a las personas desde el primer momento es una excelente forma de minimizar el rechazo posterior durante la fase de despliegue.
  • Jugar fomenta la creatividad y el objetivo del Cubo de la buena gestión, ya sea en formato de cubo de Rubik o el modelo recortable, os va a facilitar enfocarlo como un juego.

Generalmente el cubo se presenta con los elementos organizados por colores de acuerdo a la cara a la que cada uno de ellos corresponde, tal y como muestro en la siguiente imagen.

Esta forma de ver el cubo es muy práctica para entenderlo y abordar uno por uno el despliegue de los facilitadores y métricas asociados a cada elemento. Este es el paso inicial que constituye el primer nivel de análisis que tienes que realizar, siendo necesario comprender cada uno de los elementos y decidir en equipo qué facilitadores y métricas vais a desplegar. Para ello tenéis que reuniros como equipo e ir tratando uno por uno todos los elementos, usando el cubo simplemente a modo de índice de todo lo que tenéis que cubrir. Lo ideal es un grupo de trabajo de entre 3 y 8 personas, reunidas en un lugar lo suficientemente tranquilo como para que no os interrumpan con otros asuntos durante un par de horas, si bien necesitareis varias de estas sesiones para cubrir todos los elementos del cubo.

Por otro lado, tal y como explico en la introducción al Cubo de la buena gestión, todos los elementos están relacionados entre sí independientemente de la cara a la que pertenecen, y el estudio de estas interrelaciones van a constituir un segundo nivel de análisis enfocado a asegurar la coherencia global y sinergia de los elementos del modelo. Para ello debes también contar a ser posible con todo los miembros de tu equipo y garantizar ese espacio tranquilo y tiempo del que hablaba antes. Aquí vais a jugar primero a romper el orden del cubo, es decir el objetivo es que los elementos dejen de estar agrupados por caras de colores y pasen a estar repartidos de manera aleatoria. Con el cubo de Rubik es muy sencillo, girándolo unas cuantas veces por diferentes personas obtendréis un resultado distinto cada vez.

En la siguiente imagen os muestro un ejemplo de lo que me ha salido a mí después de darle unas cuantas vueltas (puedes comprar un Cubo de Rubik de la buena gestión como el que yo uso en este enlace o hacer este ejercicio con el modelo para imprimir recortando todos los elementos y mezclándolos sobre una mesa, pero es mucho más divertido usar el Cubo de Rubik :-).

Una vez que el cubo esté lo suficientemente mezclado, el equipo irá tomando elementos adyacentes y formulará preguntas acerca de la relación entre dichos elementos. Por ejemplo en la imagen de arriba vemos que Procesos ha quedado encima de Cliente. Algunas de las preguntas que el equipo podría formular serían las siguientes:

  • ¿Están todos nuestros procesos orientados a crear valor para el cliente?
  • ¿Cómo aseguramos que la voz del cliente realimenta nuestros procesos?

Igualmente Procesos está al lado de Desarrollar, por lo que por ejemplo el equipo se podría plantear:

  • ¿Cuales son los procesos que garantizan el desarrollo de las personas?
  • ¿Cómo desarrollamos a las personas en el uso y orientación a la gestión por procesos?

Similares preguntas se podrían construir con las combinaciones Cliente y Estándares, Estándares y Procesos, Cliente y Desarrollar, todo esto tan sólo usando una de las caras de la imagen que te muestro, pero también podríamos tomar elementos adyacentes a través de las aristas con otras caras, como por ejemplo Procesos y Estrategia, o Estándares y Dinero. Realmente existen cientos de combinaciones que os van a garantizar la diversión.

En cualquier caso el objetivo del juego no es cubrir muchas combinaciones en una misma sesión, sino descubrir unas pocas preguntas inusuales y reflexionar conjuntamente en profundidad acerca de las mismas. Por tanto según se van planteando estas preguntas el equipo se deberá orientar a analizar conjuntamente y en profundidad aquellas que parezcan más interesantes. De esta manera y tomando por ejemplo algunas de las preguntas anteriores, el equipo podría elegir explorar la cuestión del desarrollo de las personas en el uso y orientación a la gestión por procesos, y concluir que el coaching que ofrecen los managers no está suficientemente enfocado en este aspecto, identificando probablemente unas cuantas ideas potenciales que podrían producir un avance en la dirección deseada.

Como conclusión del juego el equipo listará los preguntas analizadas junto con los problemas y las ideas potenciales identificadas. Dicho material será canalizado, ya fuera de la sesión de juego con el cubo, en ejercicios de resolución de problemas en lo que se utilizará metodología PDCA o A3 para explorar en detalle los problemas e ideas planteados.

Variación del ejercicio: Un ejercicio igualmente interesante es hacer el segundo nivel de análisis como parte de las retrospectivas de equipo. Para ello se reserva en la agenda unos 15 minutos en los que el equipo voltea el cubo y elige una única pregunta para analizar cuál ha sido la situación durante el periodo de tiempo anterior a la retrospectiva.

 

Jorge Díaz – jdiaz.eu

El modelo del Cubo de la buena gestión está compartido bajo una licencia Creative Commons Reconocimiento – No Comercial – Sin Obra Derivada 4.0 Internacional tal como se explica aquí.


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Acerca de mí

Jorge Díaz, consultor especializado en Excelencia Operacional según los principios de Lean, Agile y Process Management. Más acerca de mí.

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